Já em uma outra empresa, o que existia era uma síndrome de prioridade. Isso ocorre quando tudo é prioridade. Se pararmos para pensar, nesse caso na verdade nada é prioridade. E essa síndrome geralmente era acompanhada do efeito “cachorro que tem dois donos” – aquele que morre de fome porque ninguém cuida.
Aprendi que nessas empresas o urgente era muito valorizado porque o que era importante nunca era feito. Quem se organiza e faz o que é importante dificilmente é surpreendido pelas urgências e emergências.
Considero o planejamento, acompanhamento e medições aspectos extremamente importantes em uma organização bem como outras atividades gerenciais que permitam visualizar o andamento de atividades e prever situações-problema.
“Mas afinal, como diferenciar o que é importante do que é urgente!?”
As coisas urgentes são aquelas que exigem nossa atenção imediata. E o que é que pode requerer nossa atenção imediata? Um telefone tocando, com certeza. Mas as urgências que precisamos realmente focar são aquelas que apresentam impacto considerável nas nossas demais atividades ou na empresa em geral. O “problema” é que essas urgências são também aquelas que provavelmente poderiam ter sido previstas e mas não foram.
Importante é aquilo que também tem impacto nas nossas atividades, mas que, geralmente, está associado aos nossos objetivos, metas ou funções. Uma atividade importante pode se tornar urgente quando não atentamos para seu prazo, ou ainda quando postergamos seu início até a última hora. Quando priorizamos aquilo que é importante reduzimos a incidência de eventos urgentes em nosso dia-a-dia.
A grande dificuldade em se priorizar o importante ao invés do urgente é uma questão cultural. A idéia que temos é que tudo que é urgente, por natureza, é importante. É interessante ver como essa postura nos coloca em um ciclo difícil de ser rompido e que tem como resultado o aumento da criticidade dos eventos urgentes.
A saída disponível é sim, continuar “apagando os incêndios” das atividades urgentes, mas programando e dedicando parte considerável do tempo disponível para as atividades importantes.
Quem se antecipa aos problemas evita-os ou, quando impossível evitá-los, resolve-os com mais eficiência, eficácia e, principalmente, efetividade.
